Outsourcing får det hele til at spille hos Gramex

Outsourcing af Gramex´s servere og database gør det enklere at håndtere IT-fundamentet, der sikrer at virksomheden kan styre udbetalinger af honorarer til kunsterne bag den musik, der spilles på danske radiostationer.

Arbejdet med at indsamle og registrere "spillelister" og senere fordele penge til både kunstnere og pladeselskaber står Gramex for. Hjertet i virksomheden er en række solide servere og en unik Microsoft Dynamics NAV Financials-database. Begge dele er 100% outsourcet og drives af NORRIQ.

Radiostationerne  rapporterer til Gramex  
Hvert stykke eller "skæring" har en unik kode som i databasen matches med de kunstnere, som har deltaget i ind-spilningen. Det er den unikke kode der gør, at pengene kan fordeles korrekt til de deltagende kunstnere og pladeselskaberne.

 

"Jeg har det bedst med at det er eksterne, professionelle folk der har ansvaret for vores database og drift. Så har jeg også nogen, som jeg kan slå oveni hovedet hvis noget går galt"

Kaj Christiansen, administrationschef, Gramex

 

It-afdelingen hedder NORRIQ

Gramex er en lille organisation med godt 20 ansatte. Administrationschef Kaj Christiansen har ikke noget ønske om at have en selvstændig itafdeling, som let ville kræve 4-5 fuldtidsansatte.

Derfor har han valgt at outsource både ansvar og drift af både servere og database til NORRIQ. Gramex har selv to medarbejdere, som beskæftiger sig med it. En står for kontakten til NORRIQ og en anden for den daglige administration af netværket. Og hver 14. dag får Gramex besøg af en tekniker fra NORRIQ, som sørger for at alting fungerer som det skal.

Unik organisation - unik løsning
Systemet er udviklet helt fra bunden og er unikt, fordi Gramex er unik. Der er simpelthen ikke andre virksomheder, der laver det samme som Gramex.Det stiller selvfølgelig krav til kreativiteten hos it-partneren, som ikke bare kan benytte og genbruge 'best practise' fra andre virksomheder.

"Medarbejderne hos NORRIQ har sat sig virkelig godt ind vores opgaver og forretningsgange. Samtidig er de dygtige til at udvikle i Microsoft Dynamics NAV. De kender systemerne til bunds og har derfor det totale ansvar. Et ansvar, som de til fulde lever op til. "Jeg synes virkelig, at det er kompetente folk med god forståelse for vores processer og forretning'"

"Selvom det er et stort og komplekst system, er det efterhånden så gennemprøvet og driftssikkert at en eventuel fejl med al sandsynlighed er menneskelig. Og den slags fejl vil i alle tilfælde være svære at undgå", siger Kaj Christiansen.

Integration er nøglen til succes
Kernen i Gramex' forretning er en Microsoft Dynamics NAV Financialsdatabase. Der er selvfølgelig fuld integration mellem finansdelen, medlemsdelen, plademaster- og program rapporteringen.

Desuden er der integration til Microsoft Office, hvilket gør det let at lave udtræk og bruge data i fx Excell, Word eller Access. Som Kaj Christiansen siger: "Integrationen gør løsningen virkelig nem at bruge i dagligdagen. Og så er man helt  sikker på, at det altid er de rigtige tal, der bliver brugt i rapporter og statistikker. Det er rart."

Udover den interne integration er systemet sat op med integration til et extranet, som gør det muligt for kunstnere og pladeselskaber at tjekke status sende studielister online.

Aftalen bygger på tillid
"For mig er det for eksempel vigtigt at en aftale er en aftale. Sådan har de det også hos NORRIQ. Det er måske derfor, vi passer så godt sammen?" slutter Kaj Christiansen.

 

da-DK