One.com håndterer 500.000 kunder med Microsoft Dynamics C5

One.com´s Microsoft Dynamics C5 løsning er et godt eksempel på, at C5 er et "lille, stort" økonomisystem hvis man bruger det smart - og at selv store datamængder ikke nødvendigvis kræver et stort, omkostningstungt system.

"Løsningen har automatiseret meget tidskrævende manuelle processer i økonomiafdelingen, og har frigjort ressourcer til f.eks. vigtige økonomianalyser. Blandt andet kan rutineopgaver, der tidligere tog flere dage, nu kan klares med et par klik. Investeringen forventes at være betalt tilbage på under et år," vurderer Ronni Engelhardt Andersen, der er Økonomichef i One.com.

 

"Det er karakteristisk for vores samarbejde, at NORRIQ, ud over at være fleksible, ikke er pågående sælgere. De er meget lyttende til vores behov"

Ronni Engelhardt, økonomichef, one.com

Baggrunden for beslutningen er, at den danske webhoteludbyder one. com - markedsledende i Danmark og Sverige - ønskede at optimere sin økonomistyring og ledelsesrapportering, for at være på forkant med en voldsom udvikling i kundetilgangen. Virksomheden kom fra en Microsoft Dynamics C5 Light-løsning og et separat faktureringssystem, hvor al debitorstyring lå. Den manglende integration mellem de to systemer gav især udfordringer mht. identificering af tilgodehavender.

Enorm datamængde største udfordring
"Den største udfordring ved at skulle have et nyt system var, at vores kundeliste på relativ kort tid voksede til op mod 1.3 millioner kunder og fortsat er stigende. Det var databasekapaciteten, der var udfordringen, ikke de regnskabstekniske krav," forklarer Ronni Engelhardt Andersen.

Ud over kravet til stor databasekapacitet skulle det nye system også kunne håndtere rapportering, valutastyring, mulighed for flere regnskaber samt bogføring i Euro. Andre ting på ønskelisten var styring af brugerrettigheder, fjernadgang til virksomhedens økonomisystem og at man kunne få en engelsksproget version,  der på sigt gør det nemt at rulle systemet ud til flere landekontorer efter behov. One.com markedsfører sig ud over Skandinavien tillige i Storbritannien, Tyskland, Holland og Belgien.

Microsoft Dynamics C5 har samme "motor" som større systemer
"Microsoft Dynamics C5 var slet ikke inde i billedet i starten, fordi vi troede at håndtering af næsten 1.3 millioner kunder krævede et langt større økonomisystem. Derfor så vi på større systemer fra Microsoft og også SAP. Og så var det, vi fandt ud af, at der ligger den samme stærke motor bag Microsoft Dynamics C5 som f.eks. Microsoft Dynamics AX - nemlig SQL databasen," siger Ronni Engelhardt Andersen. Dér var løsningen på kapacitetsproblemet.

NORRIQ havde størrelsen og kompetencerne
Et besøg på NORRIQ´s hjemmeside fangede Ronni Engelhardt Andersen´s interesse for et samarbejde, og der blev aftalt et møde. Mødet bekræftede Ronni Engelhardt Andersen i, at NORRIQ havde størrelsen, kompetencerne og løsningerne, som kunne bringe One.com videre på itsiden. NORRIQ gik efterfølgende i gang med at opgradere One.com´s Microsoft Dynamics C5 Light til Microsoft Dynamics C5 4.0 baseret på en Microsoft SQL database, som har den nødvendige kapacitet til at håndtere de mange kunder.

NORRIQ har desuden integreret One. com´s Microsoft Dynamics C5 med det eksisterende faktureringssystem, som fortsat bruges til at generere fakturaer og kreditnotaer, og udviklede i den forbindelse et udtræksmodul. Udtræksmodulet trækker alle nye fakturaer, kreditnotaer og indbetalinger fra faktureringssystemet over i Microsoft Dynamics C5, hvor de posteres automatisk og kan viderebearbejdes efter behov. Dette sikrer samtidig, at alle debitorer nu registreres i både faktureringssystemet og Microsoft Dynamics C5, hvilket giver overblik over debitorerne.

NORRIQ anbefalede det helt rigtige rapporteringsværktøj
Med datagrundlaget på plads manglede One.com blot et rapporteringsværktøj, der kunne kigge direkte ned i data-basen, og gøre det nemt at hente data til budgettering og økonomi- og ledelsesrapporter. På råd fra NORRIQ valgte One.com at få integreret rapporteringsværktøjet Tool- Pack til Microsoft Dynamics C5.

"ToolPack gør, at jeg kan trække rapporter med et enkelt museklik. Det sparer virkelig tid," siger Ronni Engelhardt Andersen. Med den SQL-baserede Microsoft Dynamics C5 løsning fra NORRIQ har One.com fået en tidssvarende økonomi-løsning, som opfylder alle de opstillede krav - dels til funktioner, dels til optimering af økonomistyringen - herunder at One.com i dag ubesværet kan håndtere indbetalinger fra op mod 1.3 millioner kunder fra forskellige lande.

"Al den tid jeg sparer, bruger jeg på at analysere tallene," understreger Ronni Engelhardt Andersen, som finder investeringen fornuftig - og glæder sig over de mange gode standardfunktioner i Microsoft Dynamics C5, som i sidste ende betyder mindre tilpasning og få konsulenttimer.

"NORRIQ er meget lyttende"
Ronni Engelhardt Andersen ser NORRIQ som en værdiskabende samarbejds- og sparringspartner både teknisk og løsningsmæssigt. "Allerede på det første møde kom NORRIQ med flere bud på mulige løsningsmodeller, og siden hen har de leveret værdifuld sparring og rådgivning. Ved dette møde var det endnu ikke besluttet, at vores nye løsning skulle hedde Microsoft Dynamics C5, men det var ikke oplevelsen, at NORRIQ prøvede at oversælge Microsoft Dynamics C5 som løsningen," siger Ronni Engelhardt Andersen.

"Det er karakteristisk for vores samarbejde, at NORRIQ, ud over at være fleksible, ikke er pågående sælgere. De er meget lyttende til vores behov med fokus på den opgave, der er i gang. Eksempelvis var det NORRIQ, der anbefalede ToolPack, men først da jeg bragte behovet på bane. Det viste sig at være det helt rigtige værktøj for os. De kom f.eks. også med værdifuld rådgivning omkring hvordan vi bedst kunne håndtere indbetalinger fra forskellige lande."

Finder seminarer værdifulde
Ronni Engelhardt Andersen sætter stor pris på, at NORRIQ´s supportteam altid er nemme at komme i kontakt med, og at der altid er manpower til at yde effektiv support. "Vi er kommet hurtigt videre på it-siden via samarbejdet med NORRIQ. De har virkelig mange kompetencer - og hvis man deltager på deres seminarer, finder man ofte ud af, at de har endnu flere kompetencer end man umiddelbart ser," slutter Ronni Engelhardt Andersen, der ser frem til i nærmeste fremtid at gennemføre flere nye it-tiltag sammen med NORRIQ.

da-DK