Plantorama opnår store besparelser med en Invoice Workflow fra NORRIQ

Hurtige og effektive godkendelsesprocedurer samt større kontantrabatter – det er ambitionen for Platorama i forbindelse med implementeringen af en Invoice Workflow løsning fra NORRIQ.

Plantorama er en kæde med have- og dyrecentre, og der findes i dag syv centre fordelt over Jylland og Fyn. Plantoramas sortiment spænder vidt fra haveplanter, stueplanter, jord og gødning og håndredskaber til akvariefisk, dyrefoder og fugle. Plantorama blev åbnet i 1987 og har siden gennemgået en rivende udvikling. Virksomhedens indkøbsafdeling håndterer årligt 25.000 købsfakturaer.

 

"Den store tidsbesparelse i vores indkøbsafdeling gør, at vi får nogle bedre kontantrabatter. Disse kontantrabatter finansierer hele projektet. Vi regner med en ROI på to år"

Thomas Frank, IT-chef, Plantorama

 

Ambition om linjeniveau
Plantorama er gennem tiden vokset fra at være et mindre gartneri til at være en havecenterkæde med syv centre. Tidligere kunne man klare den daglige drift med manuelle papirgange, og man var villig til at acceptere, at man kun kunne godkende fakturaer på gruppeniveau. I dag ser virkeligheden imidlertid anderledes ud, og behovet for bedre at kunne forstå, hvordan forretningen hænger sammen er stigende.

EDI i fokus
Hos Plantorama har vi påbegyndt et EDI-projekt, der skal sikre os en bedre forståelse af vores forretning, og Invoice Workflow er en naturlig del af det projekt. Vi arbejder målrettet på at få vore leverandører til at fakturere elektronisk, men vi ved, at vi står overfor en udfordring i ”den grønne branche”. Her er mange af de mindre leverandører ikke klar til de digitale ydelser endnu. Vores målsætning for 2010 er dog at få 10 af vores største leverandører til at fakturere elektronisk. Hvis vi lykkedes med det, vil det betyde, at 50 procent af vores 25.000 fakturaer bliver elektroniske” fortæller Thomas Frank, it-chef hos Plantorama.

Invoice Workflow sparer tid og penge
Invoice Workflow skal ifølge Thomas Frank sikre Plantorama besparelser i form af både tid og penge. ”Vores ambition er at komme på varelinjeniveau, og her er Invoice Workflow et vigtigt redskab. Invoice Workflow gør det muligt for os at gennemføre automatisk linjematch mellem købsordren og den modtagne faktura. Det giver en stor tidsbesparelse hos vores indkøbsafdeling og det betyder også, at vi kan få nogle bedre kontantrabatter” siger Thomas Frank og fortsætter ”Og det er netop disse kontantrabatter, der skal finansiere hele projektet. Vi regner med en ROI på to år.”

Værdi i stedet for trivielt arbejde
Thomas Frank fremhæver desuden et andet fortrin ved Invoice Workflow, nemlig muligheden for at få ændret og optimeret arbejdsgangene i administrationen i forbindelse med arkivering og håndtering af godkendelsesprocedurerne.

”Med Invoice Workflow slår vi flere fluer med et smæk. Vi får en hurtigere godkendelse af bilag og kan dermed opnå flere og større kontantrabatter.. Det er i særdeleshed en stor fordel for vores administrative afdeling. Ved at overgå til Invoice Workflow kan vi undgå det mere trivielle arbejde, og vores ansatte får mere en controller-funktion. På den måde kan vi bruge tiden på at skabe værdi i stedet for at bruge tiden på trivielt manuelt arbejde” understreger Thomas Frank.

Invoice Workflow – en løsning, der virker
Når valget faldt på Invoice Workflow skyldes det, at Plantorama målrettet er gået efter et system, de var sikre på ville virke og som kunne give de ønskede fordele. ”Jeg kender Invoice Workflow fra tidligere. Det er en løsning, der er udviklet over flere år - og det virker! Der er nogle helt klare fordele ved Invoice Workflow i form af hurtigere godkendelsesgange, og at kontrol kan ske automatisk. Derved får man et bedre overblik og mulighed for opfølgning. En anden fordel ved Invoice Workflow er, at det er et gennemprøvet system, der er nemt at sætte sig ind i. Og sidst, men ikke mindst er det et system, der hurtigt kan implementeres” siger Thomas Frank.

NORRIQ forstår forretningen
Hos Plantorama er det NORRIQ, der har stået for implementeringen af Invoice Workflow. ”Vi valgte NORRIQ, fordi de har en rigtig god forretningsforståelse og råder over eksperter, der har prøvet det før. Det var alfa omega for os, at vi fik en leverandør, der forstod vores forretning og som kunne sikre, at projektet ikke blev flere år forsinket” afslutter Thomas Frank.

da-DK