Tre ting, du ikke vidste om SharePoint
De fleste virksomheder har i dag en eller anden form for Intranet-løsning. Det er et redskab, som dagligt anvendes af ledelse såvel som medarbejdere. Men spørgsmålet er om I bruger det på den mest optimale facon. Få her inspiration fra NORRIQs SharePoint-ekspert Jesper Kjærsgaard, der har mange års erfaring med at rådgive virksomheder som f.eks. Danske Bank om, hvordan man får verdens bedste Intranet.
Hånden på hjertet! Hvor tit får du selv tjekket jeres Intranet? Det kan være, at du tilhører den tredjedel, der altid tjekker, men du kan også være blandt de resterende, der aldrig lige når den vej forbi.
”Intranettet bliver i dag anvendt som primær informationskanal i mange virksomheder, men det kan det være et problem, at mange medarbejdere aldrig får læst, f.eks. nyheder mv. på Intranettet. Hos NORRIQ har vi derfor udviklet en løsning, der sikrer, at alle medarbejdere bliver præsenteret for relevant info. Det sker ved, at udvalgte dele af Intranettet placerer det direkte i Outlook. Et eksempel kunne være ledelsesinformation der præsenteres direkte i Outlook. Ikke som en mail, men som en lille teaser placeret i et nyt panel i Outlook. På den måde kan man være sikker på at ramme alle upåagtet deres jobfunktion. Samtidigt undgår man også ”context switching”, da man lader medarbejderen blive i det program, som der allerede arbejdes i” forklarer Jesper Kjærsgaard fra NORRIQ.
Dokumentet, der blev væk
Informationsmængden i moderne virksomheder er støt stigende. Det kræver derfor, at man holder tungen meget lige i munden, når man skal gemme dokumenterne, hvis de skal kunne findes og bruges af andre efterfølgende.
”Hos NORRIQ arbejder vi med en løsning til dokumentstyringer, der sikrer, at informations- og dokumentsøgning altid er intuitiv, samt at man har lette arbejdsgange, når dokumenter skal gemmes. Derudover sørger vores SharePoint-løsning for, at man har en versionshistorik på alle dokumenter. Det giver også overblik over projekters, afdelingers eller virksomhedens dokumentportefølje. På den måde undgår man at bruge ustyrligt lang tid på at lede efter dokumenter, der i visse tilfælde kan vise sig at være helt forsvundne” siger Jesper Kjærsgaard.
Dokumentstyring direkte i SharePoint
En af de ting som Jesper Kjærsgaard også fremhæver ved NORRIQs SharePoint-løsning er muligheden for at bruge Intranettet som ”One Point of Entry” i forbindelse med dokumentstyring.
”Ved at bruge SharePoint til at gemme og tilgå dokumenter, gør man det let for medarbejderne at finde de dokumenter, de skal bruge. De slipper for at blive præsenteret for en mængde irrelevante dokumenter, og de ser kun dem, de har brug for. Derudover har man mulighed for at anvende check-in/check-out funktion af dokumenter. Det giver mulighed for, at en medarbejder kan ”låse” en tekst, således at andre kan læse i den, men ikke rette i den. Det giver store fordele især ved større projekter” afslutter Jesper Kjærsgaard.
Læs mere om SharePoint - klik her!
