Lønsystemet bidrager til det store overblik

Isoleret lønsystem

Arkitema er et af Danmarks største arkitektfirmaer med mere end 275 medarbejdere. Langt de fleste medarbejdere arbejder på projekter, hvor timerne er kostbare og det derfor gælder om at have konstant styr på timeforbruget og dermed omkostningsgrundlaget. Medarbejderne hos Arkitema har mange forskellige titler. Her arbejder bl.a. arkitekter, landskabsarkitekter, bygningskonstruktører, tekniske assistenter, designere og grafikere. Men fælles for alle medarbejdere er det, at det er timerne, der tæller. Eller skal tælles. For på et projekt, hvor der er givet en fast pris med udgangspunkt i et totalt timeantal, er det katastrofalt for indtjeningen, hvis timerne pludselig løber løbsk.

Det tidligere lønsystem hos Arkitema var et isoleret system uden integration til time-/sagssystemet. Det betød, at alt fra den enkelte medarbejders timeforbrug til ferie og sygedage skulle registreres manuelt. På to forskellige systemer. ”Tidligere brugte vi alt for meget tid på dobbeltarbejde med at registrere alting, og det var heller ikke altid lige let at få det store overblik. Det krævede i hvert fald at vi hentede oplysningerne forskellige steder og selv regnede os frem til resultatet”. Sådan siger økonomidirektør hos Arkitema, Lasse Munk Madsen.

Mindre tid på administration

Lasse Munk Madsen er ikke i tvivl om fordelene ved at integrere lønsystemet med ressourcedelen. ”Frem for alt kan vi nu beregne og opdatere kostpriser automatisk. Når vi arbejder på projekter med faste honorarer, er det alfa og omega at vide, hvor mange timer der bliver brugt og til hvad. Takket være Microsoft Dynamics NAV-integrationen hænger de to systemer nu sammen, så alle data automatisk bliver synkroniseret. F.eks opdateres medarbejdernes ferie og feriefridage automatisk via timesedlerne. Samtidig beregner systemet automatisk en saldo på, hvor mange dage der er tilbage. Det er alt sammen med til at lette arbejdet for administrationen. Det var vigtigt for Arkitema, at det nye lønsystem blev baseret på gennemprøvede standarder og ikke var specielt udviklet til kun at dække Arkitemas behov. Med en dyb integration til Microsoft Dynamics NAV har vi samlet så meget som muligt i ét system, som uden de store problemer kan tilrettes eller udvikles i takt med, at vi får nye behov. Havde systemet været unikt, havde vi ikke haft nogen garanti for, at det kunne lade sig gøre”.

Lasse Munk Madsen sætter også pris på den fleksibilitet, som et standardsystem giver: ”Hvis noget skulle gå galt, er der mange, som har kompetencerne til at tage fat og løse problemet. Det giver både en sikkerhed og en fleksibilitet, som vi er glade for.”

Et godt system har rod i en god forretningsforståelse

”En af de ting, vi oplevede hos NORRIQ var, at de havde en rigtig god forståelse for vores forretningsgange, regler og behov. Det har blandt andet udmøntet sig i en proaktiv sparring undervejs og en hurtig proces – fra idé til implementering”. Lasse Munk Madsen konkluderer: ”Målet med det nye lønsystem var, at gøre dagligdagen lettere og mere effektiv. Den løsning, som vi har fået lever til fulde op til vores forventninger. Og det gjorde NORRIQ faktisk også. Det er i høj grad mit indtryk at de tager levereglerne ”en aftale er en aftale” alvorligt. Vi har i al fald ikke oplevet noget andet”.