Business Intelligence: Hvor er værdien?
Det er sjældent nemt at fastlægge KPI'er, der synliggør værdien af en BI-løsning. I dette blogindlæg ser vi nærmere på hvorfor, og hvordan man gør.
BI-løsninger bliver stadigt mere og mere populære blandt virksomheder, der ønsker at træffe bedre beslutninger og styrke den generelle performance. BI-løsningerne giver virksomheder mulighed for at samle og analysere data fra forskellige kilder og på den måde få et langt bedre indblik i både deres egen drift og tendenser i markedet.
Stærke BI-løsninger er dog ikke helt gratis, og det er ikke altid ligetil at fastlægge KPI'er, der synliggør den værdi, en BI-løsning leverer. I dette blogindlæg ser vi nærmere på nogle af årsagerne til, hvorfor relevante KPI’er kan være udfordrende, og på hvordan man kan definere og måle fordelene.
Nogle fordele er svære at måle
Det første skridt imod målingen af en tydelig ROI er en klar definition af, hvad I sigter efter. Det kan i første omgang omfatte generiske målsætninger som:
- Bedre beslutninger
- Øget indtjening
- Reducerede omkostninger
Når først målene er klare, er udfordringen at definere relevante KPI'er, så I kan overvåge fremdriften. I eksemplet med målet om en øget indtjening kan KPI'erne f.eks. være gennemsnitlig indtægt pr. kunde eller antallet af loyale kunder. Det kunne også være et fokus på lagerstyring og varernes omsætningshastighed. På samme måde kan målet om reducerede omkostninger støttes af KPI'er relateret til pris per kunde eller ordre. Derudover er det selvfølgelig vigtigt at fastsætte en “baseline”, altså et udgangspunkt for de udvalgte værdier, I kan sammenligne med efter en given periode.
Ved at arbejde med KPI'er, der er i overensstemmelse med jeres forretningsmål, kan I forbedre beslutningsprocessen, og dermed styrke virksomhedens performance. Men uanset hvor meget I gerne vil definere klare målsætninger, er virkeligheden ofte den, at nogle fordele er svære at måle.
Operationel effektivitet og integrerede arbejdsgange, der sparer virksomheden og medarbejderne for minutter (eller timer) i løbet af dagen, er gode eksempler på fordele, der ikke let kan oversættes til en målbar økonomisk værdi. Et andet eksempel er graden af frustration, der bliver mindre, når medarbejderne har nem adgang til integreret information. Det er tydeligt, at regnestykket hurtigt bliver uskarpt.
Læs også: Business Intelligence skaber konkurrencefordele
Vores målgruppe: Brugerne
Ofte tager interessenter i BI-projekter ikke tilstrækkeligt højde for den operationelle virkelighed. En af de faktorer der påvirker ROI’en for en BI-løsning, er, i hvilken grad brugerne tager løsningen til sig. Brugere der er fortrolige med løsningen, har i sagens natur en tendens til at opnå en højere ROI end dem, der ikke er.
Brugere der hurtigt kan finde vej til BI-rapporter og værktøjer, vil bruge mindre tid på at søge efter de data, de har brug for - og mere tid på at fokusere på den udfordring, der skal løses med dataene. Ud over datakvalitet er lettilgængelige indsigter og trænede brugere det, der virkelig driver brugen af BI og operationel effektivitet.
Med andre ord er governance afgørende
Et eksempel på operationel effektivitet og god governance er, når en virksomhed integrerer BI-løsningen med sine traditionelle arbejdsgange. F.eks. kan virksomheder i setup’et af deres interne Teams-møder tilføje alle relevante dashboards og rapporter direkte i deres Microsoft Teams-miljø. På den måde bruger de langt mindre tid på at søge efter dashboards, skifte mellem rapporter osv. I stedet bruger de tiden på at drøfte forventede situationer, ressourcebehov, aktuelle problemstillinger og lign.
Det betyder sparet tid og mere fokus på værdigivende aktiviteter.
Datakvalitet: Elefanten i rummet
Har man en stærk BI-løsning, stiller man ikke spørgsmålstegn ved de data, der bruges – hvorfor ikke? Datakvalitet.
I løbet af en BI-implementering er det afgørende at være i tæt kontakt med udviklere og brugere for at sikre, at forventningerne er afstemt, at KPI'er bliver defineret klart, korrekt og entydigt, og endeligt at sikre, at hver enkelt bruger kender definitionerne. Derudover er det vigtigt at forholde sig til de kildedata, der bliver leveret af systemerne. Det giver ikke kun mulighed for at vurdere de operationelle processer, men også for at identificere eventuelle mangler i datakvaliteten.
Nøjagtige og pålidelige data er livsnerven i solide BI-løsninger, og derfor er man nødt til at sikre, at dataene er rene, konsistente og opdaterede. Derfor er opdateringen af relevante governance-politikker ofte et af de første skridt i en BI-rejse:
- Dataforsyning og opdatering
- Datakvalitet og konsistens
- Integration af forskellige datakilder
Oftest vil ROI’en ved en BI-løsning være:
- Operationelle forbedringer
- Evaluerede og optimerede forretningsprocesser
- Bedre planlægning og prognose baseret på et bedre udsyn på både kort og lang sigt
- Hurtigere beslutninger – fordi alle har et fælles datagrundlag og dataene altid er opdaterede.
Læs også: 6 gode råd: Sådan fik Plantorama succes med BI
Er I godt forsikret?
I nogle tilfælde er BI-løsninger ikke rettet imod konkrete målbare resultater. Når man overvejer fordele, kan det nemlig være relevant at vende spørgsmålet på hovedet. I stedet for at spørge til hvilke fordele, løsningen medfører, kan man overveje, hvilke risici, man løber ved ikke at synliggøre problemerne X, Y og Z? Og efterfølgende sammenholde diverse risici med investeringen. Nogle opfatter investeringen i BI-løsninger som en slags forsikring, fordi løsningen minimerer både de forudsigelige og uforudsigelige risici.
Start i det små og skaler op
Hvis tanken om dyre BI-projekter, der ikke lever op til deres potentiale, stadig bekymrer jer, er her en anden tilgang: Start i det små. BI-løsninger kræver ikke længere massive investeringer og lange implementeringsforløb. I dag findes der BI-løsninger, der mere eller mindre er lige til at tage ned fra hylden og bruge. Med dem har I rig mulighed for at starte et sted, og derfra vurdere, i hvilke grad løsningen skal skaleres.
Alt i alt
Et succesfuldt BI-projekt handler om at fastsætte målbare KPI'er med udgangspunkt i forretningsmålene, så I kan vurdere løsningens performance og løbende tilpasse den efter behov. Brugernes behov og indsigter er meget vigtige og bør overvejes i sammenhæng med god governance, datakvalitet og integration.
Med forarbejdet på plads, vil en investering i en stærk BI-løsning vise sig at være en god investering.
eBook: Omsæt dine data til brugbar indsigt med BI
Er dine data meget spredte?
Har du ikke det komplette overblik over forretningskritiske data?
Vil du træffe bedre datadrevne beslutninger?
Hvis du svarer "ja" på et af de spørgsmål, bør du hente vores BI eBook.
Her får du 6 gode råd til, hvordan du får succes med Business Intelligence.
Sidder du tilbage med spørgsmål?
Det kan være en kompliceret sag at vurdere, om et BI-projekt giver mening for lige netop din forretning.
Vores linje er altid åben for gode spørgsmål om BI, ERP eller noget helt tredje.
Tag fat i os og få en uforpligtende samtale med en vores konsulenter.
Andre spændende artikler:
3 gode råd til dig der skal vælge Business Intelligence-værktøj