5 faser i succesfuld implementering af ERP-system
En succesfuld implementering af et ERP-system kræver dedikerede ressourcer, viden, planlægning og overblik. Vi gennemgår de forskellige faser af vores projekt-model.
Hos NORRIQ har vi en agil tilgang til ERP-projekter, og i dette blogindlæg gennemgår vi de forskellige faser af vores projektmodel for at dele viden og inspiration til, hvordan man kommer godt (og klogt) hele vejen fra A-Z.
God fornøjelse.
Projektmodellen hos NORRIQ
Her er et visuelt overblik over den projektmodel, vi arbejder ud fra, når vi implementerer ERP-projekter.
1. Diagnose
Diagnose-fasen er den indledende del i et projekt, hvor vi sammen med virksomheden gennemgår og dokumenterer deres processer, så vi har den bedst mulige forståelse for forretningen, inden vi tænker processerne ind i en Business Central-løsning. Resultatet af analysefasen er et estimat, en tidsplan og et fælles udgangspunkt for det kommende projekt.
2. Agil forberedelse
Efter diagnose-fasen sætter vi projektet i gang med agil forberedelse, hvor vi går endnu dybere ned i relevante områder, processer, løsninger og lignende. På den måde bliver vi helt skarpe på, hvordan vi håndterer processerne i løsningen. Det er også her vi opsætter miljøer og standardopsætningen i Business Central.
Resultatet af den agile forberedelse er projektets ”Solution Backlog”, der kort fortalt er en inddeling af virksomhedens processer inden for økonomi, produktion, lager osv. inkl. eventuelle tilretninger og opsætning. Backloggen bliver inkorporeret i vores projektstyringsværktøj, DevOps, hvor vi styrer og følger op på test af alle processer.
3. Sprints
Når vi har et solidt udgangspunkt for projektet med identificerede processer, der skal understøttes af Business Central, går vi i gang med sprint-fasen, der er den største del af projektet. I den fase opsættes og udvikles løsningen, og det er her, virksomheden også involveres i tests, så vi sikrer, at systemet kan håndtere alle nødvendige processer i virksomhedens forretning.
4. Implementering
Når vi har sikret, at alle processer er testet, og løsningen kan understøtte hele kundens forretning, er vi klar til at implementere løsningen. Implementeringen indebærer uddannelse af brugere, konvertering af data og flow-test. På den måde sikrer vi, at både brugere, system og data er klar til at sættes i drift.
5. Driftssupport
Efter go-live kan der være nogle områder i systemet, der skal justeres, og derfor afsætter vi tid i planlægningen, så kunden ikke bare bliver sluppet efter go-live. Denne periode varierer og afhænger af projektets kompleksitet, men efter en periode med go-live support overgår kunden til vores almindelige support, hvor vi står til rådighed efter behov.
Ressourcebelastning ved en ERP-implementering
I forbindelse med projekter er det vigtigt, at begge parter stiller de nødvendige ressourcer til rådighed. Konkret anbefaler NORRIQ, at der stilles med en dedikeret projektleder fra kundens side, og derudover det nødvendige antal projektdeltagere, der kender virksomhedens forskellige forretningsprocesser.
Forudsætninger og opgaver for virksomhedens projektleder:
- Skal have flair for IT
- Skal have et godt og bredt kendskab til forretningen
- Skal have mandat til at tage beslutninger
- Skal kunne dokumentere nye arbejdsgange Skal kunne udarbejde procesbeskrivelser
- Skal kunne “tage fra” internt
Forudsætninger for kundens øvrige projektdeltagere:
Engagerede procesejere, der er fortalere for det nye system (ambassadører).
- Brugerne skal dokumentere/tage noter under workshops.
- Implementeringen er et samarbejde, så forståelse for at det er et fællesprojekt. Ved aflevering er det kundens løsning.
- Positiv indstilling til projektet fra kundens brugere.
- Teams-sessioner optages og deles, så de benyttes til uddannelse. Evt. test-sessioner i små bidder inden for enkelte områder.
- Test-data sikres tidligt i forløbet - datakonvertering startes tidligt for at sikre bedst muligt test-grundlag.
Den konkrete belastning ved en implementering afhænger selvfølgelig af projektets størrelse, men der vil typisk være nogen belastning i diagnose-fasen, hvorefter belastningen støt vil stige frem mod go-live. Virksomhedens fornemste opgave er at sørge for, at der bliver testet, og det er her den største belastning ligger. I takt med at projektet skrider frem, skal virksomheden løbende teste funktionalitet, så vi sikrer, at de nødvendige forretningsprocesser er understøttet af løsningen. Hvis der ikke bliver testet løbende, vil der opstå en ”pukkel” af udestående test-opgaver, der kan betyde, at belastningen bliver for stor for virksomheden og ultimativt ender med en udsættelse af projektets go-live.
En ERP-implementering vil altid være et samarbejde med mellem kunde og leverandør, så de løbende tests er selvfølgelig et fælles ansvar. Hos NORRIQ sikrer vi dette via kontinuerlig dialog og samarbejde samt sideløbende opfølgning og projektstyring i DevOps.
Ressourcebelastningen for virksomheden er forsøgt illustreret her med udgangspunkt i Berettermodellen:
- Anslag og Præsentation: Diagnose-fase og præsentation af estimat
- Uddybning: Agil forberedelse
- Point of no return: Sprintfasen igangsættes
- Konfliktoptrapning: Sprint og implementeringsfasen udfolder sig igennem workshops og test af løsningen
- Klimaks: Der laves endelig datakonvertering til drift, og kunden går live
- Udtoning: Go-live support og efterfølgende driftssupport.
Vi har mange års erfaring og har arbejdet med ERP-implementeringer i mange forskellige brancher. Vores metode definerer de bedste forudsætninger for en vellykket ERP-implementering.
Andre spændende ERP-artikler:
Business Central eller D365 F&SCM?
7 gode grunde til at skifte gear – fra NAV til Business Central