Hvad er EDI?
Bliv klogere på EDI - og på de vigtigste forretningsmæssige fordele ved at udveksle dokumenter som fakturaer, ordrer og forsendelsesoplysninger elektronisk.
Hvad er EDI?
Elektronisk dataudveksling, også kendt som EDI (Electronic Data Interchange), er en teknologi og en proces, der understøtter udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder på en effektiv og pålidelig måde. I stedet for at bruge traditionelle fysiske dokumenter og manuel dataindtastning, tillader EDI virksomheder at sende og modtage dokumenter elektronisk direkte fra deres ERP-systemer. På den måde kan virksomheder bruge EDI til at effektivisere og automatisere kommunikationen og udvekslingen af forretningsdokumenter med deres partnere og leverandører. Og det betyder ikke kun mindre manuelt arbejde, men også mindre risko for fejl.
EDI fungerer ved at konvertere forretningsdokumenter til et standardiseret elektronisk format, der kan forstås og behandles af forskellige systemer. På den måde kan virksomhederne udveksle data, uanset hvilke systemer de bruger internt.
Konkrete eksempler på, hvordan virksomheder kan bruge EDI, inkluderer:
- Bestillinger: Virksomheder kan modtage ordrer elektronisk direkte i deres økonomisystem fra deres kunder, hvilket automatisk opdaterer deres lagerbeholdning og igangsætter forsendelsesprocessen.
- Fakturering: Ved hjælp af EDI kan virksomheder sende fakturaer elektronisk til deres kunder. Det fremskynder betalingsprocessen og eliminerer behovet for manuel indtastning af fakturainformation.
- Leverandørkommunikation: Virksomheder kan udveksle informationer med deres leverandører, som f.eks. produktinformation, leveringsbekræftelser og lageropdateringer ved hjælp af EDI. Det sikrer en mere effektiv styring af leverandørkæden og reducerer risikoen for fejl og forsinkelser.
Ved at implementere EDI kan virksomheder opnå flere fordele, herunder øget effektivitet, reducerede omkostninger, hurtigere transaktionsbehandling og mere nøjagtighed i dataudvekslingen.
Fordele ved EDI
1. Øget effektivitet og større nøjagtighed
EDI automatiserer de traditionelle tidskrævende og potentielt fejlbehæftede processer, der er forbundet med fysiske dokumenter. Ved at udveksle data elektronisk sparer virksomhederne tid og reducerer risikoen for fejl. Der er i sagens natur heller ikke nogen risiko for, at dokumenter går tabt eller f.eks. bliver beskadiget i posten.
2. Hurtigere informationsudveksling
Med EDI kan virksomheder udveksle dokumenter i realtid. Det betyder, at forretningspartnere kan få adgang til nødvendige oplysninger hurtigere, hvilket resulterer i kortere ventetider og øget responsitivitet. Den hurtige informationsudveksling muliggør også mere effektiv planlægning og styring af forsyningskæden, da virksomheder kan agere hurtigt på ændringer i efterspørgslen eller forsyningskapaciteten.
3. Omkostningsbesparelser
Ved at automatisere og sige farvel til de manuelle processer relateret til fysiske dokumenter, kan virksomhederne sparer en del. EDI eliminerer behovet for at printe, sende og behandle fysiske dokumenter, og det reducerer udgifterne til papir, fragt og plads til arkiverede dokumenter. Desuden minimerer EDI risikoen for fejl, hvilket også sparer virksomhederne penge på grund af færre ændringer og rettelser.
4. Stærkere forretningsrelationer
EDI styrker samarbejdet mellem virksomheder. Ved at strømline og automatisere udvekslingen af forretningsdokumenter bliver partnerskaber mere effektive og pålidelige. Virksomhederne kan stole på, at dokumenter bliver sendt og modtaget korrekt og til tiden, hvilket skaber tillid og styrker forretningsrelationer.
5. Forbedret sporbarhed
EDI giver virksomheder mulighed for at spore dokumenter og transaktioner i realtid. Det øger gennemsigtigheden i forsyningskæden, og gør det nemmere at spore produkter og løse eventuelle udfordringer.
6. Overholdelse af standarder og love
EDI indebærer normalt brug af standardiserede formater og protokoller, der er anerkendt på tværs af industrier og lande. Ved at følge disse standarder sikrer virksomheder, at de er i overensstemmelse med lovgivning og branchereguleringer, hvilket reducerer risikoen for bøder.
NORRIQ anbefaler TrueCommerce EDI
Vores samarbejdspartner TrueCommerce leverer EDI-løsninger specielt udviklet til Microsoft Dynamics platformen, herunder Dynamics 365 Business Central.
Med EDI-løsningen kan I nemt og problemfrit formatere jeres elektroniske dokumenter, så de opfylder jeres samhandelspartneres specifikke krav.
I kan udveksle dokumenter elektronisk med alle samhandelspartnere i forsyningskæden, uden at I selv behøver at tilpasse Dynamics-systemet, håndtere mapninger eller stå for den tekniske opsætning.
Optimer jeres forretningsprocesser med en EDI-integration til jeres ERP-system, der gør det nemt, hurtigt og sikkert at udveksle elektroniske dokumenter med jeres kunder og leverandører.
Hvordan virker EDI sammen med jeres ERP-system?
Når EDI forbindes med jeres ERP-system, kan det styrke virksomhedens effektivitet, reducere fejl og forbedre samarbejdet med leverandører og kunder.
Her er en oversigt over, hvordan EDI fungerer sammen med et ERP-system:
Dataformat
Først skal de involverede parter (virksomheder) blive enige om et fælles dataformat, der bruges til at udveksle information. Dette format definerer strukturen af de data, der skal sendes og modtages. Populære standarder til EDI inkluderer ANSI X12, UN/EDIFACT og XML-formater.
Dokumentudveksling
Når en virksomhed ønsker at sende forretningsdokumenter som f.eks. ordrer, fakturaer, forsendelsesbekræftelser, lageropdateringer osv. til en anden virksomhed, vil dens ERP-system generere de relevante data i det aftalte EDI-format.
EDI-transmission
De genererede EDI-data overføres derefter til en EDI-transmissionsmekanisme, der normalt er en EDI-serviceprovider eller en Value-Added Network (VAN). Disse mekanismer fungerer som mellemled mellem de to virksomheder, der udveksler data.
Datafortolkning
Når EDI-dataene rammer modtagerens EDI-serviceprovider/VAN, oversættes dataene til det korrekte format, som modtagerens ERP-system kan forstå.
Integration med ERP-system
Modtagerens ERP-system modtager de oversatte EDI-data og integrerer dem automatisk i den relevante del af systemet. For eksempel, hvis det er en indgående ordre, vil ERP-systemet automatisk oprette en salgsordre baseret på EDI-dataene.
Hvilke EDI-standarder findes der?
OIOUBL
OIOUBL står for "Offentlig Information Online - Universal Business Language" og er en standard for elektronisk udveksling af forretningsdokumenter, primært inden for e-handel og elektronisk fakturering. Det er udviklet i Danmark og er baseret på den internationale standard Universal Business Language (UBL).
Formålet med OIOUBL er at lette udvekslingen af elektroniske dokumenter mellem offentlige myndigheder og private virksomheder. Standarden sikrer, at alle parter kan forstå og behandle forretningsdokumenter ensartet, uanset hvilket it-system de bruger.
OIOUBL specificerer et fælles format for forskellige typer forretningsdokumenter, herunder fakturaer, kreditnotaer, ordrer, leverancesedler osv. Dokumenterne beskrives ved hjælp af XML (Extensible Markup Language), hvilket gør dem maskinlæsbare og automatisk letter behandling og integration i virksomhedernes it-systemer.
EDIFACT
EDIFACT står for "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport." Det er en international standard for elektronisk dataudveksling, der primært bruges til at overføre forretningsdokumenter elektronisk mellem virksomheder.
EDIFACT blev udviklet af United Nations Economic Commission for Europe (UNECE) og blev først offentliggjort i 1987. Det er en del af det bredere Electronic Data Interchange (EDI) framework, der muliggør automatiseret udveksling af strukturerede data mellem forskellige computere og systemer uden behov for manuelle indtastninger.
EDIFACT-standarderne omfatter en række foruddefinerede beskeder og datatyper, der dækker forskellige forretningsprocesser, som f.eks. ordrer, fakturaer, leveringsbekræftelser, betalingsmeddelelser og mange andre.
PEPPOL
PEPPOL står for "Pan-European Public Procurement Online" og er en infrastruktur og standard for elektronisk fakturering og forretningsdokumentudveksling. Det blev udviklet som en del af EU's indsats for at fremme elektronisk handel og modernisere offentlige indkøbsprocesser på tværs af medlemslandene.
Formålet med PEPPOL er at lette elektronisk handel mellem offentlige myndigheder og deres leverandører ved at etablere et fælles rammearbejde, som gør det muligt for forskellige organisationer at udveksle elektroniske dokumenter, såsom fakturaer, ordrer og leveringsbekræftelser på en standardiseret måde.
PEPPOL-infrastrukturen er baseret på en kombination af åbne standarder, protokoller og sikkerhedsforanstaltninger, der giver en pålidelig og sikker udvekslingsmekanisme for elektroniske dokumenter. For at bruge PEPPOL-standarden og få adgang til netværket, skal virksomheden have adgang til et PEPPOL Access Point.
Vores samarbejdspartner TrueCommerce er en del af PEPPOL-netværket som Access Point. Det giver mulighed for at forbinde virksomheder i forretningsnetværket og hjælpe kunder med problemfri transmission af forretningsdokumenter via PEPPOL-netværket. Med TrueCommerces PEPPOL Access Point kan kunder nemt sende og modtage vigtige forretningsdokumenter gennem dette pålidelige netværk.
Snak med en EDI-ekspert
Lyder EDI, som noget der kan effektivisere jeres arbejde med elektronisk dokumentudveksling?
Men er I ikke helt sikre på, hvordan I kommer i gang? Eller hvad der passer til jeres forretning?
Ta’ en uforpligtende dialog med en af vores EDI-eksperter og bliv klogere på jeres behov og muligheder.
Udfyld formularen via linket herunder. Så tager vi fat i jer hurtigst muligt.
Andre relevante artikler:
Konsignationslager har fået fornyet aktualitet
Hvad betyder ”Warehouse Management” for din virksomhed?
Hvorfor vælge ERP-konsulenter fra NORRIQ?
FAQ om EDI
Hvad er Electronic Data Interchange (EDI)?
EDI er en elektronisk metode til at udveksle forretningsdokumenter, såsom ordrer, fakturaer og leveringsmeddelelser, mellem virksomheder. Det erstatter manuelle processer med automatiserede elektroniske transmissionsformater.
Hvilke fordele er der ved at implementere EDI?
Implementering af EDI kan resultere i øget effektivitet, reducerede omkostninger, fejlreduktion, hurtigere transaktioner, forbedret sporbarhed og bedre samarbejde mellem forretningspartnere.
Hvordan fungerer EDI?
EDI bruger standardiserede formater (f.eks. EDIFACT, ANSI X12) til at omsætte forretningsdokumenter til en elektronisk form, der kan overføres sikkert via internettet eller et privat netværk mellem virksomheder.
Kan små virksomheder også drage fordel af EDI?
Ja, selv små virksomheder kan drage fordel af EDI. Der findes forskellige EDI-løsninger, der er skalerbare og omkostningseffektive, så det er muligt for virksomheder af enhver størrelse at implementere EDI.
Er EDI kun relevant for bestemte brancher?
Nej, EDI er relevant for mange forskellige brancher, herunder detailhandel, produktion, sundhed og logistik. Enhver virksomhed, der udveksler forretningsdokumenter med sine partnere, kan drage fordel af EDI.
Er EDI kompatibel med eksisterende forretningssoftware?
EDI-løsninger kan integreres med mange eksisterende forretningssoftware, såsom ERP-systemer og regnskabsprogrammer, for at automatisere dataudvekslingen uden behov for manuel indtastning.
Hvordan kan jeg komme i gang med at implementere EDI i min virksomhed?
For at komme i gang med at implementere EDI, skal du først undersøge dine forretningsbehov og identificere de dokumenter, du ønsker at udveksle elektronisk. Vælg derefter en passende EDI-leverandør, der kan hjælpe med at implementere og understøtte EDI-løsningen i din virksomhed.