9 gode råd til implementering af en PIM-løsning
En PIM-løsning kan styrke både salg og kundetilfredshed samt effektivisere interne processer og aflaste systemer. Men hvad skal der til for, at et PIM-projekt bliver en succes? Vi har samlet 9 gode råd.
Produktinformationsstyring (PIM) er en kritisk komponent for virksomheder, der ønsker at optimere deres produktdata og forbedre kundeoplevelsen. En vellykket PIM-implementering kan føre til øget salg, højere kundetilfredshed og mere effektiv intern kommunikation samt effektivisere jeres interne processer og aflaste ERP-systemet. Her er 9 gode råd til et succesfuldt PIM-projekt.
1. Definer jeres mål og behov
Den gode PIM-implementering starter med at identificere jeres specifikke mål og behov. Hvilke aspekter af produktdatastyring skal forbedres? Og hvordan skal PIM-løsningen være med til det?
Det er vigtigt at se på både, hvordan PIM-løsningen kan effektivisere de interne processer, og på hvordan en bedre styring af produktdata kan give værdi for kunderne.
Kortlæg derfor, hvilke udfordringer og behov din målgruppe har ift. produktdata og -informationer.
Et grundigt forarbejde vil hjælpe jer med at vælge den rigtige PIM-løsning, og være med til at sikre en vellykket implementering.
2. Vælg den rigtige PIM-løsning
Der findes et bredt udvalg af PIM-løsninger på markedet, og det er selv sagt vigtigt at vælge den, der matcher jeres behov bedst. Ud over løsningernes funktioner, er det vigtigt at være opmærksom på løsningens integrationsevne og skalerbarhed.
Vi har samlet en række nyttige overvejelser til dig eller det team, der skal vælge PIM-løsning:
- Forstå jeres behov og krav - Identificer nøglefunktioner og datakilder i jeres forretning. Definer omfanget af jeres produktdata og hvilke typer af information, der skal håndteres.
- Sammenlign funktioner og muligheder - Undersøg forskellige PIM-systemer og sammenlign deres funktioner. Vurder integrationen med de eksisterende systemer og arbejdsgange.
- Skalerbarhed og fleksibilitet - Vælg en PIM-løsning, der kan skaleres, og som løbende kan tilpasses virksomhedens vækst og ændrede behov.
- Brugervenlighed - Undersøg brugergrænsefladen, og vælg en løsning der fungerer intuitivt og tilbyder let adgang for alle relevante medarbejdere.
- Pris og omkostninger - Sammenlign priser og samlede omkostninger for forskellige PIM-løsninger, og vælg en der passer til jeres budget.
- Kundesupport og videreudvikling - Overvej om PIM-løsningen har en stærk kundesupport og løbende bliver opdateret og forbedret.
- Referencer og kundeanmeldelser - Læs altid anmeldelser og indhent referencer fra andre virksomheder, der har anvendt PIM-løsningen.
Vi anbefaler Perfion PIM til mange af vores kunder.
Systemet kan nemt integreres med jeres B2B, B2C, POS eller andre systemer, og samle alle jeres produktdata ét sted.
Den understøtter håndering af oversættelser til mange sprog og distribution af produktdata til mange kanaler.
[VIDEO] Se hvordan Perfion PIM giver værdi:
3. Involver relevante interessenter
En succesfuld PIM-implementering kræver samarbejde mellem forskellige afdelinger og interessenter i virksomheden. Det er vigtigt at involvere alle relevante parter fra starten og sikre, at de forstår formålet og fordelene ved PIM-løsningen. Det vil fremme en smidig implementeringsproces og styrke den interne opbakning.
Her er nogle af de vigtigste grunde til at prioritere inddragelse, hvor det er relevant:
- Indsigt i behov og krav
Ved at inddrage relevante interessenter kan man sikre, at der tages højde for alle de behov og krav, der er i organisationen. Det vil resultere i en mere komplet og nyttig løsning, der vil lette dagligdagen hele vejen rundt i organisationen.
- Fremme af ejerskab og engagement
Når de medarbejdere der i praksis bliver berørt af den nye løsning, bliver en del af implementeringsprocessen, vil de opleve et større engagement i forhold til projektet. Det betyder, at der generelt er mere motivation til stede i organisationen, og bedre samarbejde mellem forskellige afdelinger og teams. Det vil forbedre den overordnede effektivitet og mulighed for succes.
- Forbedret beslutningstagning
Når man inkluderer forskellige perspektiver og ekspertiseområder, får man generelt bedre og mere informerede beslutninger i løbet af PIM-implementeringsprocessen. Det kan føre til en mere vellykket implementering og en PIM-løsning, der er bedre tilpasset organisationens behov og mål.
- Hurtigere problemløsning
Når de relevante interessenter er involveret i implementeringsprocessen, kan de hurtigt identificere og løse de problemer, der måtte opstå undervejs. Igen er resultatet et mere effektivt implementeringsforløb.
- Større tilfredshed og accept
Når de relevante medarbejdere har været en del af PIM-implementeringsprocessen, vil de sandsynligvis være mere tilfredse med den endelige løsning og mere motiverede for at arbejde med det i det daglige.
4. Udarbejd en implementeringsplan
En detaljeret implementeringsplan er afgørende for at sikre en vellykket PIM-implementering. Planen skal indeholde en tidsplan for de forskellige faser i implementeringen, roller og ansvarsområder for de involverede og en risikovurdering og plan for problemløsning.
Det er der mange gode grunde til:
- Projektstyring
En implementeringsplan giver et overblik over projektets forskellige faser, milepæle og ansvarsområder. Det hjælper med at holde projektet på sporet og sikrer, at alle involverede parter har et fælles udgangspunkt. Det giver også et grundlag for at måle projektets fremgang, og gør det lettere at identificere mulige flaskehalse og forsinkelser.
- Ressourceallokering
En implementeringsplan hjælper med at identificere de nødvendige ressourcer, herunder hvilket personale, hvor meget tid og hvor stort et budget, projektet kræver. Det giver projektlederen mulighed for at planlægge og tildele ressourcer effektivt, og sikre, at projektet forløber uden unødige forsinkelser eller omkostningsoverskridelser.
- Risikostyring
Implementeringsplanen hjælper med at identificere potentielle risici og udfordringer i forbindelse med projektet. Ved at være proaktiv i forhold til risikostyring kan du minimere projektets eksponering for uforudsete problemer og sikre en mere gnidningsfri implementering.
- Klar kommunikation
En klar og detaljeret implementeringsplan fungerer som et kommunikationsværktøj for alle involverede parter, herunder ledelse, medarbejdere og eksterne partnere. Det definerer forventningerne og sikrer, at alle forstår deres roller og ansvar i projektet.
- Smidig overgang
En god implementeringsplan sikrer en smidig overgang fra det eksisterende system til PIM-løsningen. Den hjælper med at minimere forstyrrelserne for virksomhedens drift og gør det lettere for medarbejderne at tilpasse sig det nye system.
Læs også: Wexøe har fået en PIM-løsning, der hurtigt kan håndtere 500.000 varenumre
5. Konfigurer og tilpas PIM-løsningen
For at opnå de bedste resultater bør PIM-løsningen konfigureres og tilpasses, så den matcher virksomhedens specifikke krav og arbejdsprocesser. Det kan omfatte tilpasninger af datamodeller, workflows og brugergrænseflader samt integration med eksisterende systemer og applikationer.
Her er nogle af de vigtigste årsager:
- Forretningsprocesser og -struktur
Enhver virksomhed har sin egen unikke struktur og forretningsprocesser, der skal overvejes, når man implementerer en PIM-løsning. En tilpasset løsning tager højde for virksomhedens specifikke krav og arbejdsrutiner, hvilket gør det lettere for medarbejdere at arbejde sammen og forbedrer den overordnede effektivitet.
- Datakvalitet og -standarder
Ved at tilpasse en PIM-løsning til virksomhedens specifikke datastandarder og -krav sikres det, at datakvaliteten opretholdes på et højt niveau. Det er afgørende for at kunne levere præcise og konsistente produktinformationer til kunder og samarbejdspartnere, hvilket igen kan bidrage til øget salg og kundetilfredshed.
- Integration til andre systemer
De fleste virksomheder benytter forskellige IT-systemer til at styre forskellige aspekter af forretningen, som f.eks. ERP, CRM og e-handelsplatforme. En tilpasset PIM-løsning muliggør en nemmere og mere effektiv integration med de systemer, hvilket sikrer en jævn og fejlfri udveksling af data mellem dem.
- Skalérbarhed og fleksibilitet
Virksomhedens behov og krav kan ændre sig over tid, og det er vigtigt, at en PIM-løsning kan skaleres og tilpasses i takt med de ændringer. En skræddersyet løsning giver virksomheden mulighed for at tilføje eller ændre funktioner efter behov, hvilket betyder, at systemet forbliver relevant og værdiskabende over tid.
Se vores TEC Talk om PIM fra Perfion
eBook: Flere gode råd til en god PIM-implementering
Vi har også skrevet en eBook med 7 do’s and dont’s i forbindelse med en PIM-implementering.
Hent din kopi og bliv klar til at høste de forretningsmæssige gevinster ved PIM.
6. Uddan brugerne
En vigtig del af en PIM-implementering er at sikre, at alle brugere er fortrolige med systemet og kan anvende det effektivt i deres daglige arbejde. Planlæg uddannelses- og træningssessioner for brugerne, og udarbejd vejledninger og dokumentation, der kan hjælpe dem med at forstå og anvende PIM-løsningen.
Uddannelse er især vigtigt fordi:
- Forbedret datakvalitet
Når brugerne forstår, hvordan de korrekt indtaster og opdaterer produktdata i PIM-systemet, styrker det datakvaliteten og nøjagtigheden. Det fører til mere præcise og konsistente produktinformationer, hvilket øger tilliden hos både kunder og samarbejdspartnere.
- Effektivitet og produktivitet
Korrekt uddannelse i brugen af PIM-systemet reducerer tiden, det tager at indtaste og opdatere produktinformationer. Brugerne vil være i stand til at arbejde mere effektivt og fokusere på vigtige opgaver, såsom at udvikle nye produkter og forbedre de eksisterende.
- Færre fejl og lavere omkostninger
Når brugerne er uddannet i brugen af PIM-systemet, er der mindre risiko for fejl i produktdataene. Det kan reducere omkostningerne ved at rette fejl og mindske behovet for manuelle indgreb.
- Bedre samarbejde
Når alle brugerne har en grundig forståelse af PIM-systemet, kan det forbedre samarbejdet mellem forskellige afdelinger og teams. Det fører til mere smidige arbejdsgange og lettere kommunikation, hvilket kan forbedre virksomhedens samlede performance.
7. Overvåg og evaluer implementeringen
Det er vigtigt at overvåge implementeringsprocessen og løbende evaluere resultaterne. Indsamle feedback fra brugerne og foretag nødvendige justeringer for at sikre, at PIM-løsningen opfylder virksomhedens mål og behov.
Det er også vigtigt at have en plan for løbende vedligeholdelse og opdatering af PIM-systemet.
Gennemgå løbende implementeringen med jeres PIM-leverandør, og se om I bevæger jer i den rigtige retning med projektet.
Sammensæt en PIM-projektgruppe i jeres virksomhed, der sammen med leverandøren løbende evaluerer på implementeringen.
Denne proces er vigtig for sikre, at PIM implementeringen ikke stikker af i en forkert retning.
8. Mål og dokumentér succesen
For at vurdere succesen af din PIM-implementering er det vigtigt at måle og dokumentere resultaterne. Det kan omfatte en analyse af forbedringer i kvaliteten af produktdata, øget salg og kundetilfredshed samt forbedret intern kommunikation og arbejdseffektivitet.
Dokumentation af succesen vil hjælpe med at understrege værdien af PIM-implementeringen og bidrage til at sikre fremtidig støtte til PIM-løsningen.
Sæt derfor klare KPI’er for, hvornår PIM implementeringen er en succes. Det kan f.eks. være
- at der er færre fejl i produktdataen
- at nye produkter kan lanceres hurtigere til salgskanalerne
- at konverteringsraten stiger på webshoppen
9. Vælg en PIM-partner, der forstår jeres forretning
En PIM-partner med indsigt i jeres specifikke behov og processer kan skræddersy de mest effektive løsninger. Det kan spare både tid og ressourcer, og i sidste ende øge virksomhedens konkurrenceevne.
Vælg også en partner, der kan bidrage med innovative ideer og løsninger.
En PIM-partner der forstå jeres forretning, er bedre rustet til at yde den nødvendige support og vejledning, når I står over for udfordringer eller har spørgsmål om styringen af jeres produktdata. Det gør det nemmere at fokusere på at drive og udvikle jeres virksomhed.
Hos NORRIQ sætter vi os ind i vores kunders forretning og branche. En god forretningsforståelse er afgørende for, at vi kan levere gode PIM-implementeringer til vores kunder.
Derfor starter vi aldrig med at snakke teknik og systemer. I stedet stiller vi spørgsmål om jeres forretning, digitale strategi, jeres kunders behov og ønsker.
Alt i alt
En vellykket PIM-implementering kræver omhyggelig planlægning, samarbejde mellem forskellige afdelinger og interessenter, valg af den rigtige PIM-løsning og tilpasning af denne til virksomhedens specifikke behov og arbejdsprocesser.
Det er også vigtigt at uddanne brugerne, overvåge og evaluere implementeringsprocessen og dokumentere succesen. Følger I disse råd, er vejen bedre produktdatastyring, øget salg, højere kundetilfredshed og effektiv intern kommunikation ikke lang.
Andre spændende PIM-artikler:
Automatiser kataloger i InDesign med Perfion PIM
Hvad er PIM? – Den store guide
FAQ om PIM implementering
Hvilke afdelinger og roller er involveret i en PIM-implementering?
Afdelinger som marketing, salg, IT og supply chain er typisk involveret i en PIM-implementering. Rollefordelingen kan variere, men nøglepersoner inkluderer projektledere, produktchefer, marketingfolk og IT-specialister.
Hvordan forbereder jeg virksomheden til en PIM-implementering?
Start med at analysere og optimere jeres nuværende produktdata, definer retningslinjer og processer for datahåndtering, og uddan relevante medarbejdere i at bruge det nye PIM-system.
Hvor lang tid tager en PIM-implementering?
Implementeringstiden varierer afhængig af virksomhedens størrelse, antallet af produkter og kompleksiteten i produktdata. Det kan tage alt fra et par måneder til over et år.
Hvordan sikrer jeg en succesfuld PIM-implementering?
For at sikre en vellykket implementering skal du engagere alle relevante afdelinger, udpege projektledere, have klare mål og succeskriterier, samt løbende overvåge og justere processerne.
Hvordan måler jeg succesen af min PIM-implementering?
Du kan måle succesen ved hjælp af KPI'er, såsom forbedringer i produktdatakvalitet, reduktion i time-to-market, øget salg og kundetilfredshed.
Hvordan holder jeg mit PIM-system opdateret og vedligeholdt efter implementeringen?
Efter implementeringen skal du regelmæssigt revidere og optimere dine processer og retningslinjer for datahåndtering. Sørg for at træne nye medarbejdere og opdatere eksisterende viden om systemet, og samarbejd med din PIM-leverandør for løbende at drage fordel af softwareopdateringer og ny funktionalitet.