Hvad er et ERP-system?
I denne artikel forklarer vi, hvad et ERP-system gør for virksomheder, og hvorfor det er nødvendigt for at styrke virksomhedens forretningsprocesser – nu og i fremtiden.
Hvad er et ERP-system?
ERP er et softwaresystem, der bruges til at styre hele virksomheden. Det kan hjælpe med at strømline og automatisere forretningsprocesser, spore lagerbeholdninger, administrere finanser og meget mere.
ERP står for Enterprise Resource Planning - et bredt begreb, der omfatter alle aspekter af din forsyningskæde fra råmaterialer til forsendelse af færdige produkter. ERP hjælper dig med at få budgetoverblik og prognoser og med at styre produktionsprocesser, holde styr på statistikker og rapportering, styre leverandører, lagerbeholdning og betalinger.
Vi arbejder overvejende med ERP-systemet Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Se vores video om Business Central:
Fundamentet i et ERP-system
ERP-systemer er designet omkring en enkelt, defineret datastruktur, der typisk har en fælles database. Det hjælper med at sikre, at informationen der anvendes i hele virksomheden, er normaliseret og baseret på fælles definitioner og brugeroplevelser.
De kernekonstruktioner er derefter tilknyttet forretningsprocesser, der drives af workflows på tværs af afdelinger (f.eks. økonomi, lager, salg, HR og marketing), der forbinder systemer og de mennesker, der bruger dem. Kort sagt, er ERP et middel til at integrere mennesker, processer og teknologier på tværs af en moderne virksomhed.
Hvad er formålet med ERP?
Hovedformålet med ERP er at forbedre effektiviteten og styrke forretningsprocesserne. Det kan bruges af virksomheder i alle størrelser, fra store multinationale selskaber til små nystartede virksomheder.
ERP-systemer kan også bruges af alle typer virksomheder: Fremstillingsvirksomheder, servicevirksomheder, handelsvirksomheder osv. De understøtter alle aspekter af forretningsaktiviteterne, herunder salg, regnskab, personaleadministration og produktionsplanlægning.
Dykker vi ned i, hvilke administrative processer ERP dækker, kan vi nævne:
- Økonomi og regnskab
- Produktion og fremstilling
- Lagerstyring og lagerbeholdning
- Kunder og ordrer
- Indkøb og leverandører
- Online Warehouse Management
- Lønadministration
- Salgsstyring
- Budgettering og prognoser
Et ERP-system automatiserer manuelle processer og sparer derved omkostninger og øger produktiviteten og nøjagtigheden. Systemet giver et bedre overblik over hele værdikæden i din organisation, og giver dig fuld kontrol over din forsyningskæde (herunder leverandører).
ERP optimerer de administrative processer i virksomheden
Et ERP-system optimerer de administrative processer i din virksomhed. Det tilbyder en løsning, der gør det muligt for dig at arbejde mere effektivt og styre din virksomhed bedre.
ERP-systemet styrker dine forretningsprocesser ved at hjælpe dig med at automatisere dem, forbedre deres effektivitet og kvalitet og fremme overholdelsen af dem.
ERP-systemet forbedrer også virksomhedens økonomiske styring ved at automatisere pengestrømmen, lagerstyring, kreditor- og debitorbogholderi, skatteberegning og andre regnskabsrelaterede funktioner.
ERP er et integreret system, hvilket betyder, at det samler alle de forskellige softwareløsninger, virksomhederne bruger for at kunne drive deres aktiviteter og processer effektivt.
Med ERP-systemet Business Central vil du kunne erstatte mange af dine manuelle og tidskrævende opgaver med smarte og automatiske processer.
eBook: Få succes med valg og implementering af ERP
Står du lige foran et ERP-projekt? Så burde du overveje at tage et kig på vores eBook om, hvordan du får succes med implementering af nyt ERP-system.
I vores ERP eBook præsenterer vi tre punkter, der bør indgå i din plan, når der skal vælges et nyt ERP-system. Punkterne er baseret på vores mange års erfaringer med succesfuld implementering af ERP-systemer i danske virksomheder.
Så kom rigtig i gang med dit ERP-projekt første gang:
Hvad bruges ERP til?
ERP-systemer bruges til at styre alle forretningsprocesser, lige fra supply chain management og produktionsstyring til økonomi, lønadministration og menneskelige ressourcer.
Nogle af de funktioner, der tilbydes af et ERP-system, omfatter bl.a.:
- Lagerstyring
- Automatisering af salg og markedsføring
- Styring af forsyningskæden
- Produktudvikling/innovation – produktlivscyklusstyring (PLM)
- Personaleadministration - registrering af tid og tilstedeværelse
- Finansielt regnskab – finansiel planlægning og analyse
- Lønadministration – fejlfri udbetaling af løn
- Administration af salg i fysiske butikker via POS-system/kassesystem
ERP-systemet er med til at holde medarbejdere opdateret på tværs af afdelinger. Det betyder, at de relevante medarbejdere kan tilgå opdaterede informationer om f.eks. produktionstider, opdaterede prisgrupper, varebevægelser på lageret osv.
Systemet er med til at binde afdelingerne bedre sammen med korrekte data og informationer. Med et ERP-system kan du godt vinke farvel til tilfældige mavefornemmelser og i stedet sige goddag til datadrevne beslutninger.
Hvem har brug for et ERP-system?
Lad os starte med det grundlæggende. Et ERP-system er en omfattende, integreret løsning for din virksomhed, der hjælper dig med at administrere alle dine aktiviteter - fra menneskelige ressourcer til økonomi til salg og markedsføring - på ét sted. På den måde har du hele tiden et nøjagtigt billede af, hvordan tingene fungerer, og kan sikre, at de kører gnidningsløst. Du vil også kunne se, hvordan hver afdeling påvirker den anden, hvilket gør det lettere at identificere områder, hvor der skal foretages justeringer.
Et ERP-system sikrer, at alle i din virksomhed altid har adgang til de samme oplysninger, så det er slut med: "Jeg troede, jeg havde sendt den e-mail" og ”jeg troede, det her var de opdatere salgspriser”. Samarbejdet imellem afdelingerne bliver styrket, fordi alle kan kommunikere lettere på tværs af forskellige teams i organisationen. Og hvis nogen har brug for hjælp fra en anden afdeling eller filial, vil vedkommende nemt kunne finde en person, der kan hjælpe med det samme.
Men før du tager beslutningen om at vælge at implementere et ERP-system, bør du stille dig selv følgende spørgsmål:
- Har du det fulde overblik over forretningens forsyningskæde?
- Bruger du meget tid på manuelle opgaver?
- Oplever du meget spild i f.eks. produktionen eller på lageret?
Kort sagt er ERP et system, der giver dig mulighed for at administrere alle aspekter af din virksomhed på ét sted. Det er som at få en hær af revisorer og ledere til rådighed 24/7, uden at du har ansat nogen.
Læs også: 7 gode grunde til at gå i skyen med ERP
Hvorfor ERP?
ERP er en komplet løsning for din virksomhed. Det er ikke bare software - det er et komplet system, der integrerer alle aspekter af din virksomhed i én centraliseret platform. Det omfatter lagerstyring, CRM, regnskab, rapportering og meget mere. Alle disse processer arbejder problemfrit sammen, så de er mere effektive og virkningsfulde, end hvis de blev udført separat.
ERP giver dig mere kontrol over din virksomhed. Ud over at kunne centralisere processerne og gøre dem mere effektive, hjælper ERP dig også med at få bedre overblik over, hvordan disse processer fungerer i realtid, så du kan foretage justeringer efter behov - i stedet for at skulle vente til slutningen af hvert kvartal, før du kan se, hvor der skal foretages forbedringer.
ERP sparer dig for penge. Ud over de omkostningsbesparelser, der følger af at kunne centralisere processer, er der også mange andre økonomiske fordele, der følger med brugen af et ERP-system.
For eksempel kan det forbedre pengestrømmen ved at samle alle transaktioner ét sted i stedet for flere afdelinger. Det kan også være med til at reducere fejl, fordi alle data er gemt ét sted, og alle til enhver tid har adgang til de samme oplysninger.
Her er en liste over den forretningsværdi, vores kunder oplever ved deres ERP-systemer:
- Forbedret forretningsindsigt fra realtidsoplysninger genereret af rapporter
- Lavere driftsomkostninger gennem optimering af forretningsprocesser og best-practice
- Forbedret samarbejde fra brugere, der deler data i kontrakter, anmodninger og indkøbsordrer
- Forøget effektivitet gennem en fælles brugeroplevelse på tværs af mange forretningsfunktioner og veldefinerede forretningsprocesser
- Højere brugeradoption
- Reduceret risiko gennem forbedret dataintegritet og økonomisk kontrol
- Lavere ledelses- og driftsomkostninger gennem ensartede og integrerede systemer
ERP giver dig styr på hele forsyningskæden
Virksomheder i Danmark har mange processer i forsyningskæden, der skal håndteres.
ERP giver virksomheder mulighed for at opnå fuld kontrol over deres forsyningskæde ved at give dem realtidsadgang til data om deres forretningsprocesser, herunder salgsordrer, lagerbeholdning, leverandørdata og produktionsplaner. Det gør det muligt for virksomheder at træffe informerede beslutninger om deres forsyningskæde, f.eks. ved at identificere problemer med lagerbeholdning eller produktionsprocesser og løse dem hurtigt.
Desuden gør ERP-systemer det muligt for virksomheder at automatisere forsyningskædeprocesser, såsom bestilling af varer fra leverandører eller udsendelse af fakturaer til kunder. Det gør det muligt for virksomheder at spare tid og reducere menneskelige fejl i deres forsyningskædeprocesser.
Alt i alt gør ERP-systemer det muligt for virksomheder at opnå fuld kontrol over hele deres forsyningskæde.
Hvordan finder du de rette ERP-konsulenter til dit projekt?
For at styre dit ERP-projekt sikkert i havn har du brug for kompetente samarbejdspartnere, der kan guide dig. Det er vigtigt af dine kommende ERP-konsulenter har kendskab til:
- Din forretning og strategi
- Din branche og dens udfordringer/muligheder
- Dine medarbejderes behov
Og selvfølgelig skal du vælge ERP-konsulenter, der har styr de nyeste teknologier og viden. De skal kunne hjælpe dig hele vejen fra A-Z, når ERP-systemet skal implementeres succesfuldt – f.eks.:
- Rådgivning og sparring om valget af jeres ERP-system
- Selve implementeringen
- Opsætning og administration af brugere i systemet
- Undervisning i brug af systemet til jeres medarbejdere
- Uddannelse af superbrugere
- Workshops om ERP-systemet
- Support på dit ERP-projekt
- Rådgivning om effektivisering af arbejdsprocesser
- Løbende rådgivning og sparring om optimeringer og øget digitalisering
En ERP-konsulents fornemmeste opgave er først og fremmest at finde en ERP-løsning, der understøtter jeres arbejdsgange, så I kan opnå tidsbesparelser, enklere arbejdsprocesser, automatisering, minimering af fejl og forhøjet datakvalitet.
Det er derfor vigtigt at gøre sig en del overvejelser inden, I vælger ERP-konsulenter til jeres projekt. For hvis projektet fejler, kan det blive dyrt.
Vil du have en uforpligtende samtale om dit kommende ERP-projekt? Giv os et kald, send en mail eller udfyld vores kontaktformular – vi vil med glæde høre mere om dit projekt.
ERP giver større mobilitet
En cloud-baseret Business Central-løsning giver større mobilitet i virksomheder ved at gøre det muligt for medarbejdere at få adgang til og arbejde med virksomhedens data og systemer fra enhver lokation og på enhver enhed, så længe der er internetforbindelse.
Det kan især være nyttigt for virksomheder med medarbejdere, der arbejder på farten, eller for virksomheder, der ønsker at give deres medarbejdere mulighed for at arbejde hjemmefra. Muligheden for at få adgang til flere programmer fra forskellige steder på én gang gør det nemmere end nogensinde for ejere af små virksomheder, der har brug for adgang til oplysninger, mens de rejser eller arbejder eksternt.
En anden måde ERP-systemer kan øge mobiliteten på, er ved at gøre det muligt for medarbejdere at få adgang til virksomhedens data og systemer via mobile apps. Det giver medarbejderne mulighed for at få adgang til vigtige oplysninger og udføre opgaver, selv når de ikke er på kontoret. ERP-systemer kan også øge mobiliteten ved at gøre det muligt for medarbejdere at samarbejde og dele data og oplysninger på tværs af afdelinger og geografiske lokationer. Et mere efgfektivt samarbejdeder kan øge effektiviteten og reducere omkostningerne.
Et eksempel:
En serviceteknikker fra en aircondition-virksomhed kan ude ved kunden slå data op i ERP-systemet via sin iPad og se, hvilken aircondition-model kunden har. Han kan nu hurtigt lave et opslag i ERP-systemet og se lagerbeholdningen på de reservedele, kunden har brug for. Han kan registrere tid og indsende faktura. Alt sammen kan gøres på stedet, fordi han er forbundet til ERP-systemet via internettet.
Hvilke typer ERP findes der?
Udtrykket ERP dækker over en bred vifte af software, der udfører mange forskellige funktioner. ERP-systemer er ofte opdelt i kategorier baseret på den type funktionalitet, de tilbyder. Nogle eksempler omfatter regnskab og løn, skatteadministration, personaleadministration (HRM), materialestyring (MM), supply chain management (SCM), MES-systemer (Manufacturing Execution System) og WMS-systemer (Warehouse Management System).
En måde, hvorpå ERP-systemer klassificeres, er efter deres størrelse og kompleksitet. F.eks.: En stor virksomhed kan bruge et ressourceplanlægningssystem med flere moduler til at håndtere sine aktiviteter, mens en mindre virksomhed måske kun har brug for en integreret løsning til indkøb eller salg.
En anden måde, hvorpå ERP-systemer kan klassificeres, er efter, om de kører on-premise eller som cloud-løsninger - dette kan også bestemmes af, om du ønsker fuld kontrol over dine data eller hellere vil have adgang via internettet uden selv at have krav til hardware.
Cloud, On-Premise eller Hybrid ERP
Moderne ERP-systemer kan fungere på forskellige måder, som Cloud ERP, On-Premise ERP og Hybrid ERP.
Cloud ERP:
Med cloud ERP er softwaren opbevaret i ”skyen” og leveret over internettet som en service, du abonnerer på. Softwareudbyderen sørger typisk for den regulære vedligeholdelse, opdateringer og sikkerhed på dine vegne. I dag er cloud ERP den mest populære ERP-løsning af mange grunde - herunder lavere opstartsomkostninger, større skalerbarhed og agilitet, nemmere integration og meget mere.
On-Premise ERP:
Dette er den traditionelle model for en ERP-løsning, hvor du har kontrol over alt. ERP-softwaren installeres typisk i dit datacenter på de steder, du vælger. Installation og vedligeholdelse af hardware og software er dit eget ansvar. Mange virksomheder moderniserer og opgraderer deres on-premise ERP-systemer til cloud-løsninger. Dette kræver omhyggelig planlægning af din ERP-opgradering samt en grundig proces til evaluering af ERP-software og deployment-muligheder.
Hybrid ERP:
For virksomheder, der ønsker en blanding af begge dele for at opfylde deres forretningskrav, findes hybrid cloud ERP-modellen. Dette er, hvor nogle af dine ERP-applikationer og data vil være i skyen og nogen on-premise. Dette refererer ofte til TwoTier ERP.
Hvilke systemer kan integreres med ERP?
ERP-systemer bruges ofte til at integrere flere andre systemer.
De mest almindelige er:
- Finansielle systemer, f.eks. regnskabsprogrammer og budgetteringsværktøjer
- Webshopløsninger med integration til lagerbeholdning og ordrebehandling
- Produktstyringssystemer, som PIM (Product Information Management)
- Software til styring af kunderelationer, som f.eks. platforme til automatisering af salgsstyrken og marketingautomatisering
- Software til styring af forsyningskæden, f.eks. WMS (Warehouse Management System), TMS (Transportation Management System) eller MES (Manufacturing Execution System)
- Og mange flere!
Integrationen af disse systemer er en meget kompleks proces. Det kan være ekstremt vanskeligt at finde de rigtige integrationsværktøjer og få dem til at fungere korrekt sammen.
Det er derfor, at mange virksomheder benytter sig af professionelle tjenester eller dygtige konsulenter til at hjælpe dem med denne opgave.
Udover integrationer til andre systemer, kan du også hente og installere apps eller tillægsløsninger til Dynamics 365 Business Central / NAV. Apps giver øget funktionalitet til dit ERP-system. De kan hentes på Microsoft AppSource.
NORRIQ har udviklet en række apps til Microsoft Business Central - se dem på Microsoft AppSource
Business Central er et ERP-system både til små og store virksomheder
Business Central er et ERP-system til små og store virksomheder. Det er en cloud-baseret løsning, der kan skaleres op i takt med, at din virksomhed vokser. Med Business Central får du fleksibilitet i form af funktioner og moduler ud over en skalerbar løsning, der kan vokse med din virksomhed.
Business Central giver også en fleksibel tilgang til styring af lagerbeholdning, produktionsskemaer, indkøbsprocesser, økonomi og meget mere. ERP-løsningens modulære karakter gør det muligt for brugerne at tilpasse deres oplevelse ved at vælge de moduler, de har brug for på et givet tidspunkt, samtidig med at de stadig har adgang til hele den funktionalitet, der tilbydes af Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Microsoft Dynamics 365 Business Central er en ideel løsning for virksomheder, der ønsker at strømline deres forretningsprocesser. ERP-systemet kan bruges af organisationer af enhver størrelse og er designet til at opfylde behovene i en voksende virksomhed.
Læs også: De mest anvendte ERP-systemer i Danmark
Fremtiden med ERP
ERP er en vigtig del af den fremtidige forretning. ERP kan siges at være et værktøj, der gør det muligt for virksomheder at forbedre deres effektivitet, sænke omkostningerne og blive mere konkurrencedygtige på deres markeder.
For at virksomhederne kan få succes i fremtiden, er de nødt til at bruge teknologi som ERP-systemer.
ERP-systemer er komplekse, og de skal designes på en måde, der understøtter virksomhedens fremtidige mål. Systemet skal også være fleksibelt nok til, at det nemt kan opgraderes, når teknologien ændrer sig med tiden.
Små, mellemstore og store virksomheder kan opnå betydelige fordele ved at implementere en enterprise resource planning-løsning.
Ofte stillede spørgsmål om ERP:
Hvad er ERP?
ERP står for Enterprise Ressource Planning. Det er et administrativt softwaresystem, som har til formål at styre og få overblik over virksomhedens forsyningskæde, som f.eks. produktion, lager, salg, økonomi, løn, HR, indkøb, osv.
Hvilke fordele er der ved et ERP-system?
ERP-systemet samler og understøtter dine forretningsprocesser i ét system. Du slipper for at arbejde i mange forskellige programmer for at løse opgaver. Med ERP-systemet Business Central vil du kunne øge produktiviteten, spare tid, få et bedre overblik over dine processer, samt forbedre din konkurrenceevne.
Hvad ERP-moduler?
”ERP-systemer har en række forskellige moduler. Modulerne understøtter hver for sig specifikke forretningsprocesser – f.eks. finans, produktion, fremstilling, lønadministration, logistik og lager. Hvis du bruger 365 Business Central har du adgang til deres mange ekstra apps/tillægsmoduler i Microsoft AppSource.”
Hvorfor opgradere ERP-system?
”Hvis du ønsker at din virksomhed er fremtidssikret, så kræver det at dit ERP-system er fleksibel og forandringsparat. Vi anbefaler mange små til mellemstore at opgradere deres nuværende ERP-løsning til 365 Business Central. Den ligger i clouden og bliver hele tiden udviklet på af Microsoft.”
Hvilke ERP-systemer findes der?
Der findes mange ERP-systemer. De mest brugte ERP-systemer af små til mellemstore virksomheder i Danmark er bl.a. Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft NAV, E-conomic og Dinero. Valget af ERP-system afhænger af dine behov og virksomhedsstørrelse.
Andre spændende artikler om ERP:
Hold tungen lige i munden, når du skal i gang med dit ERP-projekt
Hvorfor opgradere fra Dynamics AX til 365 Business Central?
10 pointer at have in mente, hvis du er på Dynamics NAV i dag